基建档案材料管理规定

 

依据《中华人民共和国档案法》、》《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)以及学校档案管理制度规定,特制定本规定。

基建档案资料由基建处综合科专人负责整理。

一、   归档范围

上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件;各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、审计结论、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。

二、资料收集与管理

1.上级发文及本处文件原文由基建档案管理员收存。

2.档案资料按项目收集。

3.自工程立项开始到施工期间:立项报告、批文、设计资料、报建图纸(资料)、设计变更、工程洽商、合同、监理文件、施工日志、竣工图各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证与设备说明书等均由项目负责人收存。

4.工程竣工交付使用后项目负责人将全部工程档案收集后交

基建档案管理员,档案管理员按规定装订成册,送交档案室或处内存档。

5.为配合学校管理、使用单位的需求,基建处应保留一份完整的工程项目竣工图纸。

三、材料的立卷和归档流程

1.基建工程项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理。竣工时由总承包单位按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)资料整理规范要求,向基建工程项目负责人提交完整、准确、系统的基建档案材料,再由项目负责人移交基建档案管理员汇总、整理,最后由基建档案管理员移交学校档案室。

2.基建档案管理员应随时了解基建工程项目的工程进度,督促、指导工程资料员做好基建资料的积累工作。

3.基建工程项目负责人应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

4.基建档案管理员应检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致。

5.归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。

6.归档的底图,格式必须按国家现行的制图标准绘制完成。

7.归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

8.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收作出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

9、凡是重要和经常使用的文件材料要有副本,其它文件材料归档一份。

10.基建工程项目竣工后,基建档案管理员要组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

11.根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。其余材料按文件性质分别组成案卷。

12.文字材料的排列:正件在前,附件在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地形图、初步设计图、建筑竣工图、结构竣工图、水竣工图、电竣工图、气管竣工图、更改图等)。

13.拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。

14.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须打图边。

15.无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均为1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以件为单元,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。

16.填写卷内目录盒备考表。

17.草拟案卷封面各栏目,填写案卷封面。

18.施工单位工程资料员填写归档说明,交基建处项目负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。

19.基建工程项目在验收前,基建档案管理员要对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收及工程结算工作。

20.基建工程项目在验收后两个月内资料归档。基建档案管理员要认真进行审查、验收归档的材料,并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

21.填写基建档案资料移交目录,一式两份,连同案卷经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

四、档案管理

1.在每盒档案背脊上填写档号,也可以另行贴上注有档号的标笺。标笺下沿的位置距离底边40毫米处。

2.登录基建档案目录,按档号先后顺序,以案卷位对象填写。

3.编写专题目录、分类目录并按现行规范标准编制案卷级、文件级基建档案著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用,并将编制的基建档案著录卡的数据存贮到计算机中。

4.按档号顺序排架。

5.基建文件材料归档后,在改建、维修中所产生的基建文件材料,基建档案管理员应随时整理,向学校档案室补充归档。

6.对已归档的基建文件材料需要更改时,必须填写更改审查清单,并经基建处领导同意。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料。

7.基建档案管理员对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。

五、档案借阅

        1. 建立严格的签交手续及借用(阅)登记手续。

2.借阅的基建档案、资料需摘抄、拍照、复制时,须经档案管理人员允许。

3.借阅人员要爱护档案、资料,不得毁坏,描画,保护档案排列次序。

 


 

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